1. Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för behandling av uppgifter på eventio.se är:
Eventio
E-post: kontakt@eventio.se
Webbplats: eventio.se
För frågor om personuppgifter, kontakta oss på kontakt@eventio.se. Vi svarar inom 30 dagar.
2. Eventios två roller
Eventio agerar i två olika roller beroende på sammanhang:
Personuppgiftsansvarig
För data som samlas in direkt av Eventio – t.ex. via kontakt- och intresseanmälningsformulär på eventio.se – är Eventio personuppgiftsansvarig och bestämmer ändamål och medel för behandlingen.
Personuppgiftsbiträde
När en eventarrangör (kund) anlitar Eventio för att bygga och drifta en event-app är Eventio personuppgiftsbiträde – vi behandlar uppgifter om deltagarna på arrangörens uppdrag. Arrangören är då personuppgiftsansvarig för sina deltagares data.
För arrangörer: Vi ingår ett personuppgiftsbiträdesavtal (PBA) som en del av vårt avtal. Kontakta oss om du behöver en kopia.
3. Vilka uppgifter samlar vi in?
A. Besökare på eventio.se
- Anonymiserade sidvisningsdata via Umami Analytics (inga cookies, ingen personlig identifiering)
B. Kontakt- och intresseanmälningsformulär
- Namn och e-postadress
- Typ av event och ungefärligt antal deltagare (om angivet)
- Meddelande och övrig frivillig information
- Tidpunkt för formulärinskickning
C. Deltagare i event-appar (på uppdrag av arrangören)
- Namn och e-postadress (om deltagaren registrerar sig eller bjuds in)
- Roll i eventet (deltagare, funkis)
- Push-notis-prenumeration (teknisk enhetstoken – ingen personlig data)
- Anonymiserade sidvisningar i appen
D. Administratörer och funktionärer
- Namn och e-postadress
- Roll och koppling till event
- Inloggningstidpunkt
Vi samlar aldrig in känsliga personuppgifter (hälsodata, etnisk bakgrund, religiös övertygelse m.m.) – utom allergiinformation i matsedeln, som lagras på arrangörens uppdrag och inte kopplas till enskilda deltagare.
4. Ändamål och rättslig grund
| Behandling | Ändamål | Rättslig grund |
|---|---|---|
| Kontaktformulär | Besvara frågor och förfrågningar | Berättigat intresse (Art. 6.1 f) |
| Intresseanmälan | Följa upp potentiella kunder | Berättigat intresse (Art. 6.1 f) |
| Kundavtal | Fullgöra avtal om event-app | Avtal (Art. 6.1 b) |
| Deltagarhantering i event-app | Drifta eventet på arrangörens uppdrag | Berättigat intresse / avtal (arrangörens ansvar) |
| Push-notiser | Skicka information om eventet | Samtycke (användaren godkänner i appen) |
| Webbplatsanalys | Förstå hur webbplatsen används | Berättigat intresse – anonymiserad data utan cookies |
| Felrapportering (Sentry) | Felsökning och driftsäkerhet | Berättigat intresse (Art. 6.1 f) |
5. Lagringstider
| Data | Lagringstid |
|---|---|
| Kontakt- och intresseanmälningar | 12 månader efter senaste kontakt, sedan raderas uppgifterna |
| Kunduppgifter (avtal) | 7 år enligt bokföringslagen, därefter radering |
| Deltagardata i event-app | Raderas senast 90 dagar efter eventets slutdatum, om ej annat avtalats |
| Administratörs-/funkiskonton | Raderas på begäran eller senast 1 år efter eventets slutdatum |
| Push-prenumerationer | Raderas automatiskt när appen avinstalleras eller prenumerationen upphör |
| Felloggar (Sentry) | 90 dagar |
| Webbplatsanalys (Umami) | 12 månader, anonymiserad |
6. Tredjeparter och underbiträden
Vi delar personuppgifter med ett begränsat antal tjänsteleverantörer som agerar som personuppgiftsbiträden. Vi lämnar aldrig ut personuppgifter till tredje part för marknadsföringsändamål.
| Tjänst | Ändamål | Plats |
|---|---|---|
| Labnat / cPanel | Webbhotell och serverinfrastruktur | Frankrike, Paris (EU) |
| Umami Analytics | Anonymiserad webbplatsanalys, inga cookies | EU (självhostad) |
| Sentry (EU-region) | Felrapportering och driftövervakning | EU (de.sentry.io) |
| Chatwoot | Kundkommunikation och support | USA – se avsnitt 7 |
| Gmail / Google SMTP | Utskick av e-post (bekräftelser, svar) | USA – se avsnitt 7 |
| Discord | Interna aviseringar om nya leads (inga personuppgifter utom namn och e-post) | USA – se avsnitt 7 |
| Web Push (VAPID) | Push-notiser via Apple/Google | Varierar (se leverantörens policy) |
7. Överföring utanför EU/EES
Vissa av våra leverantörer är baserade i USA. Överföring sker med stöd av:
- Chatwoot: EU:s standardavtalsklausuler (SCC) och Chatwoot's DPA
- Google / Gmail: EU:s standardavtalsklausuler och Google's DPA
- Discord: Begränsad – vi skickar enbart avisering om nya kontakter, inga fullständiga personuppgifter lagras hos Discord
Observera: Vi strävar efter att minimera dataöverföringar utanför EU och utvärderar löpande alternativa EU-baserade leverantörer.
8. Barn och unga
Eventio används av arrangörer av scoutläger och sommarläger där deltagare kan vara under 16 år. Vi hanterar detta på följande sätt:
- Eventio samlar inte in personuppgifter om barn direkt – all hantering sker via arrangören som är personuppgiftsansvarig
- Arrangören ansvarar för att inhämta nödvändigt samtycke från vårdnadshavare
- Push-notiser kräver att användaren godkänner i webbläsaren – ingen registrering behövs för att använda appen
- Vi rekommenderar att arrangörer som hanterar barns data tecknar ett anpassat personuppgiftsbiträdesavtal med oss
Har du frågor om hur deltagardata för minderåriga hanteras i er event-app? Kontakta oss på kontakt@eventio.se.
9. Säkerhetsåtgärder
Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter:
- All trafik krypteras med TLS/HTTPS
- Lösenord lagras med säker hashning (bcrypt)
- Databaser och servrar befinner sig i Frankrike (Paris) inom EU, med åtkomstkontroll
- Adminpaneler kräver inloggning och rollbaserad behörighet
- Felövervakning via Sentry möjliggör snabb respons vid incidents
- Regelbundna säkerhetsgenomgångar av kodbasen
Vid en personuppgiftsincident som riskerar att påverka dina rättigheter notifierar vi Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) inom 72 timmar och berörda registrerade utan onödigt dröjsmål.
10. Cookies och spårning
✓ Vår webbplats (eventio.se) använder inga spårningscookies eller marknadsföringscookies.
Vi använder Umami Analytics – ett integritetsvänligt alternativ till Google Analytics som:
- Inte använder cookies
- Inte spårar individuella användare
- Inte delar data med tredje part
- Är självhostad inom EU
I event-apparna används tekniska sessions-cookies enbart för att hålla dig inloggad (event-admin, funkis). Inga spårnings- eller reklamcookies används.
11. Dina rättigheter enligt GDPR
Du har följande rättigheter avseende dina personuppgifter:
Rätt till tillgång (Art. 15)
Begär ett registerutdrag med de uppgifter vi har om dig.
Rätt till rättelse (Art. 16)
Felaktiga uppgifter ska rättas utan onödigt dröjsmål.
Rätt till radering (Art. 17)
Begär radering om uppgifterna inte längre behövs eller du återkallar samtycke.
Rätt till begränsning (Art. 18)
Begär att behandlingen begränsas medan en tvist utreds.
Rätt till dataportabilitet (Art. 20)
Få ut dina uppgifter i maskinläsbart format.
Rätt att invända (Art. 21)
Invända mot behandling baserad på berättigat intresse.
Hur utövar du dina rättigheter?
Skicka en e-post till kontakt@eventio.se med ämnesraden "GDPR-begäran". Vi svarar inom 30 dagar. Vi kan behöva verifiera din identitet innan vi lämnar ut uppgifter.
Observera att rättigheterna inte är absoluta – de kan begränsas av andra lagliga skyldigheter, t.ex. bokföringslagens krav på att spara räkenskapsdata i 7 år.
12. Klagomål och kontakt
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten:
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Webbplats: imy.se
E-post: imy@imy.se
Telefon: 08-657 61 00
Vi uppskattar dock om du kontaktar oss direkt först – vi löser gärna eventuella problem snabbt och enkelt:
Eventio
E-post: kontakt@eventio.se
Denna policy kan komma att uppdateras. Väsentliga ändringar kommuniceras via e-post till aktiva kunder. Alltid aktuell version finns på eventio.se/gdpr.